Qué es un KPI?

Qué es un KPI?
19 enero, 2021 No Comments HCS HUMAN CAPITAL SITE Luis

Las siglas en inglés corresponden a ‘Key Performance Indicator’, cuyo significado en español sería Indicador Clave de Desempeño, Medidor de Desempeño o Indicadores de Gestión Clave, haciendo referencia a una serie de métricas que se utilizan para medir información con el fin de poder tomar decisiones a partir de los resultados obtenidos y establecer indicadores de cumplimiento a los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto.

Los KPI también son conocidos como indicadores de calidad o indicadores clave de negocio que son utilizados y aplicables en cualquier área de negocio y sector productivo, aunque su origen o desempeño principal es el área de marketing y ventas.

“El objetivo último de un KPI es ayudar a tomar mejores decisiones respecto al estado actual de un proceso, proyecto, estrategia o campaña y de esta forma, poder definir una línea de acción futura.”

¿Para qué se utilizan los KPI?

Los KPI son utilizados por diversas ventajas:

  1. Permiten obtener información valiosa y útil.
  2. Medir determinadas variables y resultados a partir de dicha información.
  3. Analizar la información y efectos de unas determinadas estrategias (así como las tareas que se utilizaron para llevar a cabo las mismas).
  4. Comparar la información y determinar las estrategias y tareas efectivas.
  5. Tomar las decisiones oportunas.

¿Qué ventajas ofrecen a la práctica la utilización de KPI?

Los indicadores clave de desempeño son mediciones que se pueden obtener en diferentes unidades para cuantificar el grado de cumplimiento de los objetivos; reflejan el rendimiento de una organización y generalmente se recopilan dentro de un plan estratégico.

Los KPI son elementos esenciales en Inteligencia Empresarial (Business Intelligence) para reflejar el estado actual de un negocio y definir una línea de acción futura.

El acto de monitorear los indicadores clave de desempeño en tiempo real se conoce como «monitorización de actividad de negocio». Los indicadores de rendimiento son frecuentemente utilizados para “valorar” actividades complicadas de medir, como los beneficios de desarrollos líderes, el compromiso de los empleados, el servicio o la satisfacción.

Por tanto, algunas de sus grandes ventajas serían las siguientes:

  • Los KPI en gran medida gracias a la mejora de las nuevas tecnologías de la información (Big Data: bases de datos, sistemas de automatización y computarización de datos, etc.), ofrecen frente a los canales tradicionales en los que la cuantificación de determinadas cuestiones es tediosa y complicada, una medición mucho más sencilla, objetiva y fiable.
  • Actualmente existen multitud de herramientas analíticas especializadas que permiten medir todo tipo de KPI en cualquier sector o actividad y conocer una mayor cantidad de datos objetivos sobre aquello que se quiere cuantificar. Normalmente este tipo de herramientas están muy enfocadas para su uso en un campo de acción concreto por lo que siempre utilizarán los KPI más oportunos y adecuados en cada caso lo cual facilita enormemente el trabajo de:
  • Elección de KPI
  • Localización de datos objetivos, medibles y relevantes para aquello que se quiere medir.
  • Obtención de informes sintéticos sobre aquello que se quiere determinar.

Los KPI no sólo te permiten determinar los resultados para una acción o estrategia concreta, sino que además ofrecen una visión global de la situación, ya que facilitan la determinación de puntos fuertes y débiles (aspectos de mejora) para tus proyectos.

En materia de Recursos Humanos también están aumentando el uso de esos indicadores en su trabajo diario. La razón por la que también existen los KPI en RRHH es porque resulta imposible mejorar la gestión de las personas sino se miden los resultados de lo que se hace. Si una empresa no define cómo se ve el “buen rendimiento” y cómo puede medirlo, ¿Cómo puede entonces saber si está yendo por el camino correcto?

“Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.”

– Peter F. Drucker

Los KPI son métricas estratégicas que tienen un vínculo directo con la estrategia de tu organización. En el caso de recursos humanos, los KPI son métricas que se utilizan para ver cómo el departamento está contribuyendo al resto de la organización y miden su éxito en la estrategia global de la empresa.

Por ejemplo, supongamos que una empresa necesita innovar en un panorama muy competitivo y para eso, deducirá los costos en todas partes, excepto en el departamento de innovación de productos.

 Entonces, ¿Cómo se traducirá este objetivo en KPI en RRHH? Este departamento podría, por ejemplo, ahorrar costos en reclutamiento, capacitación o incentivos pero para mantener todo bajo control y lograr que este objetivo se cumpla necesita contar con un KPI que permita mirar todos los costos en tiempo real.

Los KPI en RRHH también permiten garantizar que las principales funciones del departamento como por ejemplo: contar con una plantilla calificada, gestionar la administración del personal, desarrollar al talento humano, promover las buenas relaciones laborales, desarrollar funciones de servicio social, etc. cumplan los objetivos trazados.

“No todo lo que cuenta puede ser contado y no todo lo que puede ser contado, cuenta.”

– Albert Einstein

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Estos son algunos ejemplos de que NO son KPI en RRHH:

  • Costo promedio de entrevista
  • Salario promedio
  • Número promedio de horas de capacitación por empleado
  • Promedio de días de vacaciones por empleado
  • Número promedio de vacaciones no remuneradas por empleado
  • Edad promedio de jubilación
  • Satisfacción de empleados

Estas mediciones no son KPI porque simplemente no nos dicen nada sobre la efectividad ni contribuirán directamente a alcanzar la estrategia de la organización.

Por tanto, estos son los KPI, entre muchos otros, que pueden considerarse como más importantes en Recursos Humanos:

  •  Retención del talento

La retención de talento es uno de los KPI más importantes para tu departamento de recursos humanos ya que indica la estabilidad laboral de tu empresa.

Con este indicador es posible conocer el promedio de retención de empleados y lo mejor, es que está relacionado con otros factores como la remuneración o el clima laboral.

Un índice de alta rotación de personal además de implicar altos costos para la empresa significa que algo no está bien, y que otras estrategias como el plan de carrera o los incentivos deben mirarse más de cerca.

  •  Duración en el puesto

Las pérdidas de muchos empleados están estrechamente relacionadas con el tiempo que mantienen en el mismo puesto. Si los empleados sienten que no serán promovidos, es normal que busquen nuevas oportunidades en otro sitio.

Para calcular el tiempo promedio que le toma a un empleado ascender debe contarse el número de meses que ocupa un empleado en un cargo y dividir el resultado entre el número total de empleados de la empresa.

  •  Absentismo

Este KPI de RRHH mide las ausencias de los empleados debido a demoras, licencia por enfermedad o ausencias justificadas o injustificadas y puede ayudar a predecir los números que podrías estar esperando.

  •  Tiempo promedio de reclutamiento

Este KPI mide el tiempo entre el anuncio de un empleado que abandona la empresa y otro candidato es elegido y seleccionado para reemplazarlo.

  •  Impacto de la educación y el entrenamiento

La capacitación que ofreces para tus empleados tiene un impacto directo en la actividad de la empresa. Calcular este KPI constantemente es ideal para a ayudar a aumentar los niveles de productividad de cada empleado mediante la creación de estrategias específicas para aumentar los niveles de lealtad y satisfacción que los empleados sienten cuando trabajan con la empresa.

  •  Tiempo promedio para alcanzar objetivos

Una métrica esencial para medir la eficiencia de tu fuerza laboral y ver cuánto tiempo les lleva cumplir ciertas tareas y objetivos que se han establecido para su posición en la empresa.

  •  Retorno de la capacitación

Mide el logro obtenido en función a lo invertido contra las competencias adquiridas y el mejor desempeño del colaborador.

Existen múltiples herramientas que se utilizan primeramente para el manejo de grandes cantidades de datos, así como también para la elaboración de gráficas y cuadros para mostrar los resultados finales. Estas herramientas están pensadas para realizar todo en un mismo lugar, sin tener que utilizar varias aplicaciones al mismo tiempo. Una de ellas, es sin duda el Microsoft Excel, el cuál ofrece una infinita posibilidad de poder desarrollar tablas, gráficas y formulaciones para la obtención de cualquier indicador de gestión. Así mismo, esta herramienta está provista de un complemento que mejora y optimiza, el manejo del Big Data con una interface muy simple y fácil de utilizar: Power BI.

Si deseas aprender a como aplicar estos KPI, así como a crear, gestionar y medir tus propios indicadores, en HUMAN CAPITAL SITE te ofrecemos un programa de capacitación donde te enseñamos a utilizar a través de Microsoft Excel y Power BI, a desarrollar un proyecto medible, estableciendo el alcance y un múltiple escenario para crear cuadros de control, gráficas, resultados, seguimiento, etc..

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